El oficial de cumplimiento como órgano de control: alcances y responsabilidad

Un órgano de control, no un área de producción

El oficial de cumplimiento no ejecuta el negocio: verifica que el negocio se ejecute dentro del sistema de prevención. Esa diferencia tiene consecuencias prácticas. Un órgano de control necesita independencia respecto de las áreas que controla, acceso a la información sin intermediación y un canal directo con el órgano de administración.

Cuando la función se ubica dentro de un área comercial, o depende jerárquicamente de quien tiene metas de venta, el problema no es de organigrama: es que el control queda subordinado a lo controlado, y eso se detecta en la primera revisión.

Qué se le puede exigir

Se le puede exigir diligencia en el ejercicio de su función: que el sistema esté implementado y actualizado, que las alertas se analicen, que los reportes se presenten en plazo, que la capacitación se dicte y se registre, y que informe al directorio con la periodicidad establecida.

No se le puede exigir un resultado sobre el comportamiento de terceros. Un oficial de cumplimiento no garantiza que ningún cliente use la entidad para fines ilícitos; garantiza que existe un sistema razonable para prevenirlo, detectarlo y reportarlo.

Cómo se delimita la responsabilidad

De forma documental, y de manera anticipada. Los informes periódicos al directorio son el instrumento central: en ellos consta el estado del sistema, las deficiencias identificadas y los recursos solicitados. Un oficial que advirtió por escrito una carencia y pidió los medios para corregirla está en una posición sustancialmente distinta de uno que no dejó constancia.

A eso se suma el registro del trabajo ordinario: alertas analizadas con su conclusión, decisiones elevadas al nivel correspondiente, capacitaciones con asistencia y evaluación. Un oficial diligente sin evidencia de su diligencia queda expuesto igual que uno negligente.

La relación con el directorio

El directorio aprueba el sistema de prevención y asigna los recursos; el oficial lo ejecuta y reporta. Cuando esa relación funciona, el informe periódico deja de ser un formalismo y se convierte en el mecanismo por el cual el órgano de administración conoce su propia exposición.

Cuando no funciona, ambos quedan expuestos: el oficial por no haber advertido, y el directorio por no haber atendido lo advertido.